Tussenopslag bij een bedrijfsverhuizing: wanneer helpt het?

Tussenopslag helpt bij een bedrijfsverhuizing zodra de oude en de nieuwe locatie niet op elkaar aansluiten. De huur van het oude pand loopt bijvoorbeeld af voordat het nieuwe pand klaar is, of ruimtes komen pas later vrij door een verbouwing. Uw inventaris staat dan een periode droog en beveiligd tussen twee adressen in. Kan de overdracht op één dag? Dan verhuist u meestal beter direct, zonder tussenstop.

Tussenopslag helpt als de data van beide locaties niet aansluiten

De meeste bedrijfsverhuizingen hebben één harde datum: de dag waarop het oude pand leeg moet zijn. Valt de oplevering van het nieuwe pand later, of is daar nog een aannemer of inrichter bezig, dan heeft uw inventaris een tijdelijke plek nodig. Hetzelfde geldt als u gefaseerd verhuist en een deel van het meubilair pas mee kan als de laatste ruimtes klaar zijn.

Twijfelt u tussen één verhuismoment buiten werktijd en een periode met opslag? Lees dan eerst wat er vooraf moet vaststaan bij een bedrijfsverhuizing buiten kantooruren.

Wat u opslaat, bepaalt hoe u de opslag inricht

Begin met een eenvoudige verdeling per afdeling: wat moet op de eerste werkdag op de nieuwe locatie staan, wat kan een paar weken wachten en wat gaat helemaal niet mee. Alleen de middelste groep hoort in de opslag. Werkplekken, een receptie en de spullen voor klantcontact verhuizen meestal rechtstreeks, zodat het werk door kan lopen.

Typische kandidaten voor tussenopslag zijn:

• extra werkplekmeubilair en vergadermeubels voor ruimtes die later klaar zijn;
• archiefdozen en dossierkasten die u in de tussenperiode zelden raadpleegt;
• voorraad, beursmateriaal en seizoensspullen;
• inrichting zoals kasten en decoratie die pas na de oplevering een plek krijgt.

Moet u tussendoor iets uit de opslag halen? Zet dat dan vooraan en noteer het apart op de inventarislijst. Voor dossiers werkt een register per doos het best, zoals beschreven in een kantoorarchief verhuizen. Apparatuur met bedrijfsgegevens verdient een eigen aanpak. Lees daarvoor IT-apparatuur verhuizen.

Zo schat u de benodigde opslagruimte in

De inventaris die u toch al maakt voor de verhuizing is ook de basis voor de opslag. Tel per afdeling de meubels en het aantal dozen dat in de opslag gaat. Grote stukken die gedemonteerd kunnen worden, nemen gedemonteerd veel minder ruimte in. Een praktische rekenwijze vindt u in hoe u inschat hoeveel opslagruimte u nodig hebt.

JL Verhuizingen heeft opslagruimtes in verschillende formaten, van 10 tot 50 m³, en ruimtes zijn te combineren. Dat is handig als u per fase of per afdeling apart wilt opslaan. Laat bij de opname een indicatie maken, zodat de ruimte past bij wat er werkelijk meegaat.

Twee transportmomenten, één planning

Met tussenopslag verhuist uw inventaris twee keer: van het oude pand naar de opslag en later van de opslag naar de nieuwe locatie. Plan die twee momenten als één project. Het tweede transport gaat sneller als de dozen al bij het inladen een label krijgen met de bestemming, bijvoorbeeld verdieping en ruimtenummer op de nieuwe locatie. Dan hoeft er bij het uitladen niets opnieuw uitgezocht te worden.

JL Verhuizingen noemt op de pagina over opslag dat de inboedel voor de deur geladen wordt, zodat er geen dubbel werk ontstaat. Vraag bij de offerte na hoe dat voor uw verhuizing werkt en welke volgorde het handigst is. Verhuist u in golven? Dan sluit de opslag aan op de fasen uit een projectverhuizing faseren.

Toegang en beveiliging spreekt u vooraf af

Bedrijfsinventaris in opslag vraagt duidelijke afspraken. Leg vast wie namens uw organisatie toegang heeft, hoe sleutels of passen worden beheerd en wie de inventarislijst bijhoudt. Haalt iemand tussendoor iets op, dan wordt dat genoteerd. Zo weet u bij het tweede transport precies wat er nog staat.

De opslagruimtes van JL Verhuizingen zijn droog en geklimatiseerd, en 24/7 beveiligd met camera’s en een alarm. Bij een selfstorage ruimte heeft u 7 dagen per week toegang tussen 06:00 en 23:00 uur, en in overleg zijn ruimere tijden mogelijk. Controleer daarnaast bij uw eigen verzekeraar hoe uw inventaris tijdens transport en opslag verzekerd is. De vragen die u daarbij stelt, staan in schade en verzekering rond een verhuizing.

Kies een opslaglocatie die past bij de nieuwe vestiging

Hoe korter de afstand tussen opslag en nieuwe locatie, hoe eenvoudiger het tweede transport en hoe sneller u tussendoor iets kunt ophalen. JL Verhuizingen heeft opslagruimtes in onder meer Eindhoven, Tilburg, Weert en Nijmegen. Op de contactpagina staan alle locaties.

Spreek af wat er gebeurt als de oplevering uitloopt

Een verbouwing die twee weken uitloopt, is eerder regel dan uitzondering. Ga er bij de planning daarom niet van uit dat de opslag op de dag van de geplande oplevering leeg kan. Spreek een looptijd af met enige ruimte en leg vast hoe u een nieuwe transportdatum doorgeeft. Plan het tweede transport pas definitief als de nieuwe locatie echt beschikbaar is. Stem dat af met de partij die de oplevering doet.

Ons advies: houd één persoon verantwoordelijk voor de opslag, van inventarislijst tot ophaalmoment. Bij een bedrijfsverhuizing met veel betrokkenen voorkomt dat dat niemand weet wat er nog in de opslag staat.

Zo past tussenopslag in de werkwijze van JL Verhuizingen

Bij een bedrijfsverhuizing maakt JL Verhuizingen samen met u een plan met een tijdsschema, zodat de dagelijkse werkzaamheden zo veel mogelijk door kunnen gaan. Tussenopslag is in dat plan een extra stap tussen inpakken en uitpakken. Particulier verhuizen met opslag werkt op dezelfde manier. Daarover leest u meer in wanneer tijdelijke opslag tijdens een verhuizing handig is.