Een kantoorarchief verhuizen draait minder om het verplaatsen van dozen dan om het behouden van de vindbaarheid. Als een dossier na aankomst niet meer aan een kast, zone of eigenaar is te koppelen, ontstaat er pas echt vertraging. Een simpel dossierplan voorkomt dat het archief tijdens de verhuizing een anonieme verzameling dozen wordt.
Houd daarbij de inhoudelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Welke dossiers bewaard blijven, welke regels gelden en wie toegang mag hebben, bepaalt u intern of met de daarvoor aangewezen adviseur. De verhuisvoorbereiding richt zich op herkenbare labeling, een gecontroleerde overdracht en de juiste terugplaatsing.
Begin met een archiefkaart
Maak per kast, plankgroep of dossierverzameling een regel in een overzicht. Het overzicht hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang elke verhuisunit een herleidbare plaats krijgt. Werk met codes die zowel op de oude als op de nieuwe locatie betekenis hebben.
| Onderdeel | Wat legt u vast? | Waarom? |
|---|---|---|
| Archiefcode | Kast, reeks of doosnummer | Verbindt label met uw overzicht |
| Inhoudseigenaar | Team of verantwoordelijke | Geeft één aanspreekpunt bij vragen |
| Oude locatie | Ruimte, kast en plankgroep | Helpt bij het verzamelen en controleren |
| Nieuwe locatie | Ruimte, kast of tijdelijke zone | Geeft richting aan terugplaatsing |
| Status | Gereed, vervoerd, teruggeplaatst, gecontroleerd | Maakt de overdracht zichtbaar |
Label in twee richtingen
Een goed label vertelt zowel waar een doos vandaan komt als waar deze naartoe moet. Neem daarom de archiefcode, bestemming en eventuele volgorde op. Gebruik geen vage benamingen als “oude administratie” of “divers”; die zijn bij terugplaatsing niet controleerbaar. Een duidelijke code is vooral handig wanneer meerdere kasten of teams tegelijk worden verplaatst.
Maak onderscheid tussen archief en werkvoorraad
Niet alles wat op een afdeling staat heeft dezelfde prioriteit. Splits materiaal dat medewerkers direct nodig hebben van materiaal dat pas later wordt teruggeplaatst. Geef elke groep een eigenaar en een bestemming. Daardoor kunt u de losvolgorde afstemmen op wat het team als eerste moet terugvinden, zonder dat u daarvoor inhoudelijke dossiers hoeft open te maken.
Regel één overdrachtscontrole
Laat de archiefeigenaar na aankomst niet elke doos afzonderlijk beoordelen, maar de codes en aantallen met het overzicht controleren. Noteer afwijkingen meteen met de code en bewaarplek. Kies ook één plek voor het actuele overzicht, zodat niet verschillende versies in omloop raken.
- Controleer of de kasten of terugplaatszones herkenbaar zijn vóór de dozen arriveren.
- Houd dozen die nog niet teruggeplaatst kunnen worden als eigen, gelabelde groep bij elkaar.
- Laat uitzonderingen door de archiefeigenaar beslissen, niet door het label alleen.
- Werk het overzicht pas bij zodra de overdracht is gecontroleerd.
Wilt u de route, inventaris en terugplaatsing van uw archief meenemen in een grotere verhuizing? Lees meer over bedrijfsverhuizing of neem contact op.