Een projectverhuizing faseren: van opname tot oplevering

Een projectverhuizing faseren betekent dat u de verhuizing opdeelt in golven (bijvoorbeeld per afdeling) en dat elke golf een eigen oplevering krijgt. Zo blijft een deel van de organisatie werken terwijl een ander deel verhuist. Dat vraagt voorbereiding. Per golf moet vooraf vaststaan wie er gaat en wanneer. Ook moet duidelijk zijn wanneer die fase echt klaar is.

Gefaseerd verhuizen past wanneer het werk door moet lopen

Ja, faseren is zinvol zodra een verhuizing in één keer meer stilstand of risico geeft dan uw organisatie kan dragen. Dat speelt bij een kantoor waar klantcontact elke dag door moet, bij een pand dat nog niet overal klaar is, of bij zoveel inventaris dat één verhuisdag niet volstaat. Een kleine organisatie met één ruimte verhuist meestal beter in één keer. Faseren kost ook iets. Elke golf vraagt een eigen voorbereiding en controle.

Past een moment buiten kantooruren beter dan meerdere golven? Lees dan eerst wat er volgens ons vooraf moet vaststaan bij een bedrijfsverhuizing buiten kantooruren.

De opname legt de basis voor elke fase

Alles begint met een rondgang op beide locaties. Tijdens de opname brengt u samen met de verhuizer in kaart wat er verhuist en onder welke omstandigheden. Neem de plattegrond van de nieuwe locatie mee. Loop ook de route van laadplek naar werkplek.

Leg bij de opname in ieder geval vast:

• per afdeling wat meegaat en wat niet, met apart vermeld wat tijdelijk moet wachten;
• de toegang op beide adressen: laadplek, parkeren, lift, trappen, deurbreedtes en eventuele venstertijden;
• zware of afwijkende objecten, zoals archiefkasten of grote vergadertafels die gedemonteerd moeten worden;
• welke ruimtes op de nieuwe locatie wanneer beschikbaar zijn;
• wie per locatie aanspreekpunt is en sleutels of toegangspassen regelt.

Die gegevens bepalen ook de inzet van materieel. JL Verhuizingen noemt op de pagina over interieurbouwtransport vrachtwagens in zes formaten en een laadklep van drie meter lang waarmee tot 7,5 meter hoogte gelost kan worden. Of zoiets voor uw adres nodig is, blijkt pas uit de opname. Een smalle straat verandert de planning per fase. Een lage doorgang ook.

Fasen kiest u op basis van afhankelijkheden

De volgorde volgt uit de vraag welk team op wie wacht. Een receptie of klantenservice heeft vaak een werkende plek nodig voordat andere teams volgen. Een team dat dagelijks met het archief werkt, kan pas over als de archiefzone ingericht is. Gemak bepaalt de volgorde dus niet.

Gebruikelijk is een indeling per afdeling of per verdieping. Soms werkt een indeling per functie beter: eerst algemene ruimtes, dan werkplekken. Kies één logica. Houd die vast in labels en planning. Een labelcode als fase-verdieping-ruimte, bijvoorbeeld 2-3-12, leest voor uw medewerkers net zo makkelijk als voor de verhuisploeg.

Houd elke fase klein genoeg voor één dag. Een golf die over twee dagen uitloopt, schuift de volgende golf op en maakt de communicatie met medewerkers onduidelijk. Hoe u die communicatie per golf inricht, staat in de communicatieplanning voor medewerkers.

Elke fase doorloopt dezelfde vijf stappen

Van opname tot oplevering heeft iedere golf dezelfde opbouw. Dat maakt het voorspelbaar. Wie de eerste fase heeft gezien, weet wat er bij de tweede komt.

Apparatuur en dossiers vragen in stap 3 meestal een eigen aanpak. Daarover gaan de artikelen over IT-apparatuur verhuizen en een kantoorarchief verhuizen.

Tussen twee golven zit een korte evaluatie

Een kwartier is genoeg. Loop met de projectverantwoordelijke en de contactpersoon van de verhuizer langs wat goed ging en wat schuurde. Kwamen dozen in de verkeerde zone terecht? Was de lift langer bezet dan gedacht? Ontbrak een sleutel?

Pas het plan voor de volgende golf daarop aan en stuur één bijgewerkte versie rond. Anders keert hetzelfde probleem elke fase terug. Staat er inventaris tijdelijk in afwachting van een ruimte die later vrijkomt, spreek dan vooraf af waar die blijft. Een overzicht van de mogelijkheden staat bij opslag en in ons artikel over tijdelijke opslag tijdens een verhuizing.

Oplevering gebeurt per fase en aan het eind

Een fase is opgeleverd als de groep op de nieuwe plek kan werken en de open punten zijn vastgelegd. Een lege verhuiswagen zegt daar weinig over. Controleer per fase of meubels volgens de plattegrond staan en of gedemonteerde bureaus weer in elkaar zitten. Kijk ook of de dozen in de juiste ruimte staan. En is de oude ruimte leeg?

Mist er iets of lijkt iets beschadigd? Noteer het direct, met een foto. Elk punt krijgt een eigenaar en een datum. Aan het eind van de laatste fase volgt een eindoplevering: een rondgang langs alle ruimtes en de lijst met open punten uit alle golven. Ook de oude locatie hoort daarbij. Welke eisen uw verhuurder of gebouwbeheer aan het achterlaten van het pand stelt, staat in uw eigen contract. Neem die eisen mee in de laatste fase.

Ons advies: plan de eindoplevering niet op dezelfde dag als de laatste golf. Met een dag ertussen ziet u wat er na het eerste werken op de nieuwe plek nog mist.

Zo sluit de werkwijze van JL Verhuizingen aan op een gefaseerde verhuizing

Op de pagina bedrijfsverhuizing beschrijft JL Verhuizingen vier stappen: contact, planning, inpakken en verhuizen, en uitpakken en inrichten. Samen met u wordt een plan met een tijdsschema gemaakt, zodat de dagelijkse werkzaamheden zo veel mogelijk door kunnen gaan. Indien nodig worden zware meubels gedemonteerd, en desgewenst worden bureaus op locatie weer gemonteerd. Bij een gefaseerde verhuizing komen die stappen per golf terug, met de opname als gezamenlijk vertrekpunt.

Wilt u eerst het geheel van de verhuizing op een rij zetten? Het stappenplan met beslismomenten helpt bij de rolverdeling, en downtime beperken gaat dieper in op wat per team als eerste moet werken.